Immer wenn Sie eine Neuheit auf den Markt bringen, relevante Informationen an Ihre Kunden weiterleiten oder eine Änderung mitteilen möchten schreiben Sie eine E-Mail. Keine Briefe mühsam per Post versenden. Digitalisierung. Es muss schnell gehen. Die Message muss JETZT verbreitet werden. Aber eben: Da alles so schnell geht, kann es sein, dass Ihre E-Mail im Posteingang des Kunden einfach unter geht. Wie Sie dies vermeiden können, lesen Sie in diesem Beitrag.
Dass versendete E-Mails nicht geöffnet und gelesen werden, ist sehr frustrierend. Schliesslich hat man sich mit der Zielgruppe, dem Inhalt des Mails sowie dem besten Versandzeitpunkt auseinander gesetzt und Aufwand betrieben. Ich sage aber nun: Setzen Sie dem ein Ende. Oder lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Open- und Click Rate mit unseren Tipps zu erhöhen. Je mehr Personen die E-Mail öffnen, desto mehr Personen können auch mit Ihrem Inhalt interagieren. Sofern die E-Mail direkt im Spam oder im Papierkorb landet, ist eine wertvolle Chance verpasst.
Man muss aber auch sagen, dass die Öffnungsrate heute nicht ganz so aussagekräftig und teils auch verfälscht ist. Viele Nutzer, bestimmt auch Sie selbst, haben nämlich ein Preview-Fenster zur Ansicht eingestellt. Deswegen schauen wir von Storylead neben der Open Rate auch die Click Rate im Detail an. Denn trotz Preview-Funktion kann man die Interaktion mit einem CTA genau messen. Somit muss das System nicht zuerst merken, ob nun eine E-Mail geöffnet wurde oder nicht.
Erhöhen Sie die Open- und Click Rate Ihrer versendeten E-Mails
Dass Ihre E-Mail nicht geöffnet und angesehen wird, kann viele verschiedene Gründe haben. Es kann einerseits der Aufbau der E-Mail sein, andererseits, dass der Leser momentan einfach keine Zeit hat und Ihr E-Mail deswegen löscht oder einfach ignoriert. Darum ist es so wichtig, dass Ihre gesendete Nachricht eine Wichtigkeit und hohe Relevanz bekommt. Mit HubSpot und dem automatisierten E-Mail System ist es ganz einfach, die folgenden Punkte bestmöglich umzusetzen.
1. Betreffzeile, zeigen Sie die Relevanz Ihrer E-Mail auf
Hier wird entschieden, ob Ihre E-Mail überhaupt geöffnet wird. Es zeigt also die Relevanz des E-Mail Inhalts auf. Definieren Sie in Ihrer Betreffzeile, um was es geht. Sprechen Sie den Empfänger direkt mit dem Namen an! Wecken Sie die Lust auf Mehr, sodass Ihr Empfänger die E-Mail öffnet und sich weiter informieren will!
Dies kann durch Personalisierung mit Hilfe der HubSpot SMART-Rules oder auch ab und zu mit einem Emoji gestärkt werden.
2. Ansprache, so korrekt und persönlich wie möglich
Die Ansprache entscheidet darüber, ob weitergelesen wird oder nicht. Ist der Vor- oder Nachname falsch geschrieben, das Geschlecht vertauscht worden oder werden Sie geduzt obwohl Sie per Sie sind? Die Ansprache muss korrekt und so persönlich wie möglich gestaltet sein.
HubSpot bietet dank seinen Properties, den SMART-Rules sowie Personalization Tokens die Möglichkeit, E-Mails mit einer passenden Anrede inkl. korrektem Geschlecht, Vor- und Nachname aufzusetzen. Probieren Sie es einfach aus!
3. E-Mail Elemente, manchmal ist weniger mehr
Zu viele aber gut gemeinte untypische E-Mail-Elemente können dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam landet – und so nie von Ihrem Empfänger gelesen werden kann.
Untypische E-Mail-Elemente können aufwändig gebaute CTA’s, Links, aber teils auch Personalization Tokens sowie komische Absenderadressen sein. HubSpot hat hierfür extra eine Optimierungsfunktion, in welcher Sie sehen, was Sie für eine bessere Open- & Click Rate noch anpassen können.
4. Absender-Adresse, Ansprechperson vs. Firmenname
Eine Absender-Adresse sollte immer klar definiert sein, sodass Ihr Leser auch stets weiss, an wen er sich zu wenden hat. Zusätzlich stärkt und baut es es das Vertrauen auf. Wir raten im Normalfall von einer DoNotReply-Adresse ab, da dies sehr unpersönlich ist. Eine info@-Adresse zeigt zwar, dass die E-Mail von einer Firma kommt, jedoch ist die zuständige Person nicht klar definiert. Wir unterscheiden von Fall zu Fall: Ist die Ansprechperson genug bekannt, damit der Empfänger diese auch mit unserer Firma in Verbindung setzen kann oder reicht es aus, lediglich den Firmennamen zu nennen?
5. Bounces, eine gepflegte Datenbank ist das A und O
Falsche und/oder veraltete E-Mail-Adressen will keiner in seiner Datenbank. Bestimmt auch Sie nicht. Prüfen Sie deswegen regelmässig Ihre Bounces und passen Sie diese entsprechend an, vielleicht hat sich auch nur ein Tippfehler eingeschlichen. Soft Bounces können auftreten, indem ein vorübergehendes technisches Problem mit dem Server des Empfängers festgestellt wird oder eine Abwesenheitsmeldung aktiviert ist. Bei einem weiteren Versand werden diese Adressen wieder beliefert. Ein Hard Bounce schliesst auf falsche oder veraltete Adressen, sodass die E-Mail nicht zugestellt werden kann. Solche Kontakte werden bei einem weiteren Versand nicht mehr berücksichtigt, da ein dauerhafter Fehler vorliegt.
Wir empfehlen daher, die Datenbank aktiv zu pflegen und Duplikate zu vermeiden.
6. Versandzeitpunkt, denn das Timing spielt die Hauptrolle
Sie entscheiden mit dem Versandzeitpunkt, ab wann Ihr Empfänger die Nachricht lesen kann. Das Timing ist Match-entscheidend, denn wenn es zu früh eintrifft wird die E-Mail vielleicht in einen Unterordner oder in den Papierkorb gesteckt, da man momentan keine Zeit hat. Wenn es zu spät eintrifft, ist die Information vielleicht für den Empfänger nicht mehr relevant, da er bereits davon vernommen hat oder es zu kurzfristig ist.
Wir von Storylead empfehlen die Nachrichten am Morgen oder vor Pausen zu senden. Also vor Arbeitsbeginn, evtl. auch Kaffeepausen und Mittagszeit. Am späten Nachmittag noch E-Mails zu versenden, ist in diesem Sinne in den meisten Branchen nicht empfehlenswert, da jeder gerne schnellst möglich in den Feierabend möchte und (fast) keine Person eine Last-Minute E-Mail vor dem Nachhauseweg in den Posteingang bekommen will. Ebenfalls sind Freitage oft eine schlechte Wahl, da dann das E-Mail gut über das Wochenende versumpfen kann. Auch während der Ferienzeit wird abgeraten, relevante E-Mails zu verschicken, da dann ihre Ansprechpartner oft nicht im Büro sind und nach der Rückkehr nur Zeit für das checken der wichtigsten E-Mails haben.
Abschliessend möchten wir Sie darauf hinweisen,
dass es ein Findungsprozess ist, eine bombastische E-Mail zu schreiben, welche auch richtig einschlägt. Sie müssen Ihren Kundenstamm kennen und stets in der richtigen Tonalität sprechen. Es macht Sinn, sich auch mal mit dem Verkauf abzusprechen und Erkenntnisse in eine E-Mail zu packen.
Zudem ist es wichtig, dass die Anzahl E-Mails, die Sie in einer Zeitspanne versenden, gut miteinander abgestimmt sind. Keiner will bombardiert werden. Manchmal ist weniger mehr.
Damit Sie gleich mit der Optimierung Ihrer E-Mails starten können, haben wir für Sie eine Starthilfe parat:
- Definieren Sie die Zielgruppe (auch: Buyer Persona), welche Sie ansprechen wollen
- Analysieren Sie ob Ihre bisherigen Versände bereits auf die jeweilige Zielgruppe ausgerichtet sind und stellen Sie fest, was optimiert werden kann
- Setzen Sie den gewünschten Inhalt (auf Ihre Zielgruppe angepasst) auf
- Bestimmen Sie Versandzeitpunkt und Absender- sowie Reply-To-Adresse
- Versenden Sie die E-Mail und analysieren Sie die Open- & Click Rate
Sind Sie noch nicht zufrieden mit den Ergebnissen, beginnen Sie wieder von vorne. Denn wie gesagt, es ist ein langer Prozess, um das ,perfekte' E-Mail zu schreiben. Aber nur wenn Sie auch damit starten, können Sie Erkenntnisse daraus ziehen und lernen. Damit Ihre nächste E-Mail noch besser wird als die vorherige.
Auf geht's! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten E-Mail-Versand.
... und falls Sie noch nicht wissen, was genau Ihre Story ist oder welchen Inhalt wann und für welche Zielgruppe relevant ist, dann hilft Ihnen unser Inbound Marketing Executive Summary weiter:
